Por el Dr. Daniel Monastersky

"Hoy comenzó el registro obligatorio de las bases de datos privados. Todas aquellas empresas y organizaciones privadas que sean titulares de archivos, registros, bases o bancos de datos que contengan información de carácter personal referida a personas físicas o jurídicas, deberán inscribirlas en el Registro Nacional de Bases de Datos Privadas, cumpliendo con lo establecido en la disposición 4/2005 de la Dirección Nacional de Protección de Datos Personales (DNPDP), que depende del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación.

Se ha establecido el plazo de 180 días corridos para inscribir las mismas, no así las que se creen con posterioridad al 1° de agosto, las cuales deberán registrarse con carácter previo. Se ha establecido ese plazo con el objeto de permitir que los sujetos obligados a registrar sus bases puedan finalmente adecuarlas a las exigencias legales y cuenten con un tiempo razonable para cumplir con la obligación.

La Ley de protección de los datos personales (25.326) tiene por objeto la protección integral de los datos individuales asentados en archivos, registros, bancos de datos, u otros medios técnicos de tratamiento de datos, sean éstos públicos o privados. El artículo 21 del decreto reglamentario 1558/2001, ya había habilitado el registro pero era necesaria su implementación que llega a partir de hoy y se extenderá por seis meses.

Quiénes entran y quiénes no

Existen sectores más comprometidos con la ley por el tipo de datos que tratan (empresas de medicina prepaga, obras sociales, compañías de seguros e industria farmacéutica), pero la mayoría de las empresas deberán tomar los recaudos necesarios para minimizar los riesgos que pudieran derivar del uso indebido de sus registros.

Para despejar todas las dudas se podría decir que absolutamente todas las bases de datos deben inscribirse en el Registro, salvo las destinadas al uso meramente privado (como son las agendas personales). Los archivos, registros y bases de datos, que sean de uso exclusivamente personal, quedarán excluidos de la mencionada obligación registral.

Adecuación a la Ley de Protección de Datos Personales:

Identificación de bases de datos que contienen datos personales

Relevamiento de las bases de datos identificadas

Informe de Auditoria que permitirá adecuar las bases de datos a la normativa

Trámite de inscripción de las bases de datos alcanzadas por la Ley

Redacción de textos para incluir en la recolección de datos

Confección de documentos de privacidad internos de la empresa

Elaboración de políticas de privacidad para sitios de Internet

Adecuación de los contratos vigentes a las exigencias legales

En el caso concreto de una empresa de medicina prepaga, algunas de las bases de datos que pueden encontrarse en la organización son las siguientes:

Registro de empleados, en donde constan los datos del personal de la empresa

Registro de proveedores, que contiene los datos de las personas o empresas que suministren algún producto o servicio a la organización

Registro de afiliados, que abarca los datos de los clientes de la empresa de medicina prepaga

Registro de prestadores en donde constan los profesionales que brindan servicios para la empresa

Registro de prospecciones, que contiene datos relacionados con las operaciones que realicen los departamentos de marketing y publicidad con miras a captar clientes potenciales de la empresa

Registro de control de acceso, que reúne los datos de las personas que ingresan a la organización en calidad de visitantes o de personal externo encargado del mantenimiento del establecimiento

Cuando una persona quiera saber si una empresa tiene manejo de sus datos, deberá enviar una carta para saber qué datos manejan sobre él y en el plazo de diez días deberán contestar. Si no lo hacen, terminará la vía administrativa para pasar a la etapa legal a través del habeas data.

Sanciones

La ley 25.326 incluye en su artículo 32, dos delitos que se incorporaron al Código Penal: el artículo 117 con penas de prisión de un mes a 2 años al que insertara o hiciere insertar a sabiendas información falsa contenida en un archivo de datos personales; y el 157 bis con penas de un mes a dos años al que a sabiendas e ilegítimamente, o violando sistemas de confidencialidad y seguridad de datos, accediere, de cualquier forma, a un banco de datos personales; y al que revelare a otro información registrada en un banco de datos personales cuyo secreto estuviere obligado a preservar por disposición de una ley. Cuando el que cometiere el último delito sea funcionario público sufrirá, además, pena de inhabilitación especial de uno a cuatro años.

Las sanciones en las que incurrirán los que no inscriban su base de datos en el registro, cuando excedan el uso personal, estarán dentro de la categoría de las infracciones más leves (Anexo Disp. 1/2003 DNPDP) con montos que van de los mil a tres mil pesos. A medida que las infracciones sean mas graves, la multa a aplicar será del orden de los cincuenta mil a cien mil pesos".

Más información: www.techlaw.com.ar.