¿Cómo aplicar el Smart Working de forma efectiva?

Escribe Marcelo Szabo, Product Manager Visual Communications - Emerging Technologies de Ricoh Latin America

Las nuevas tecnologías han revolucionado el entorno laboral. No solo asistimos a la eclosión de nuevas profesiones, sino que estamos transformando las existentes. El trabajo ha traspasado las fronteras de la oficina tradicional. Actualmente, los empleados pueden desarrollar su actividad en casa, en sus desplazamientos o en espacios de coworking de la misma manera que lo harían en la oficina. De la misma forma que otras modalidades de smart working, el teletrabajo, trabajo a distancia o trabajo remoto no solo permite más flexibilidad en cuanto a la presencia, sino también a los horarios de trabajo. Para los profesionales es cada vez más sencillo coordinar vida laboral y personal, o trabajo y estudios.

Para conseguir un esquema de Smart working eficiente, las organizaciones deben impulsar la colaboración empresarial. Se basa en obtener el máximo potencial derivado del talento y la interacción de las personas a través del uso frecuente de tecnologías que permiten comunicación e interactividad y de una transformación física de los espacios de oficina hacia centros de recursos de valor añadido. La colaboración empresarial pone el foco en las personas y necesita de una cultura corporativa que fomente el trabajo en equipo para impulsar la productividad de las empresas y mejorar la experiencia de los usuarios, convirtiéndose en un factor estratégico para el crecimiento de las organizaciones.

Frente a este panorama, en Ricoh destacamos 4 factores a tomar en cuenta para implementar esquemas de Smart Working eficientes:

  1. Análisis del capital humano y el actual flujo de información empresarial: Las organizaciones deben hacer un mapa de la estructura de su fuerza de trabajo existente. Luego identificar y priorizar las áreas y las funciones comerciales que tienen más probabilidades de verse afectadas por la revolución en la cultura de trabajo. El objetivo es encontrar el equilibrio adecuado entre velocidad, coste y calidad al remodelar su estrategia de gestión de personas.Además, deben asegurar que la información fluya mediante el uso de la tecnología correcta y que las personas estén trabajando de la mano con esta tecnología, dándoles el poder de administrar los datos que van del punto A al B. La meta final es contar con la información correcta, para las personas correctas, dónde y cuándo la necesitan. El intercambio de información puede tener un impacto dramático en los resultados tangibles de los negocios, incluyendo un aumento a la productividad, reducción de costos y un aumento a los ingresos. Para ello, es necesario identificar acciones requeridas para que la información sea un habilitador en la transformación de las políticas de trabajo flexibles.
  2. Ampliar el uso de los espacios de colaboración: Asegurarse que los empleados puedan trabajar de forma eficiente, ya sea que estén presentes en la oficina o separados por cientos de kilómetros, puede resultar retador para los líderes empresariales. Para solucionarlo, RICOH diseñó los Huddle Rooms. Se trata de espacios inteligentes desarrollados con el objetivo que las personas se puedan unir a la reunión de forma fácil y rápida. Estas salas normalmente tienen la capacidad de integrar hasta seis personas y cuentan con la tecnología RICOH Unified Communication Services (UCS). Este sistema consta de un dispositivo seguro y de bajo costo que permite la intercomunicación entre múltiples Huddle Rooms, también entre computadoras y dispositivos móviles. También incluye proyectores de pared de tiro corto (sin necesidad de instalar soportes ni dispositivos colgantes) para colaborar de forma ininterrumpida y dinámica.
  3. Poner foco en la experiencia del empleado al implementar tecnología: Los datos sugieren que la implantación de soluciones de colaboración empresarial está vinculada a la mejora de la experiencia de usuario gracias a la integración de los distintas herramientas, tecnologías y dispositivos, lo que conlleva un aumento de la productividad. Precisamente, este es el principal beneficio que aporta la buena cultura de colaboración empresarial a las empresas, cuyas prioridades pasan en la actualidad por conseguir una mayor agilidad en la forma de trabajar y promover una forma de trabajo más digital. Para mejorar la eficiencia de las reuniones, las empresas están destacando la necesidad de aumentar el uso de la videoconferencia, acortar las reuniones demasiado largas y convocarlas sólo si son necesarias.
  4. Programas formativos para maximizar las herramientas de colaboración disponibles: En este sentido, es importante poner a disposición del conjunto de la empresa programas formativos que ayudan a desarrollar las competencias del empleado para trabajar de forma colaborativa y el uso de la tecnología asociada para compartir el conocimiento. De esta forma, se complementan las habilidades y los talentos y, por tanto, disminuyen las debilidades y se potencian las fortalezas. Y, también, se favorece la creatividad y el aprendizaje, mejorando el desempeño y aumentando tanto la eficiencia como la productividad.

En conclusión, recuerda que los espacios de trabajo que motivan no son solo aquellos que integran hamacas con masaje, sofás o consolas. Disponer de herramientas y espacios para el desempeño del trabajo colaborativo y la consecución de los objetivos es lo más gratificante. Lo importante con los teletrabajadores es comprender que, en esta modalidad, es imprescindible mantener el contacto para lograr que éste realice su trabajo de forma eficiente, y las soluciones de colaboración potenciarán esa comunicación e impulsarán la interacción del talento. En este punto, RICOH ofrece soluciones dentro del concepto de “Wokplace Collaboration” empresarial con una gestión unificada que abarca desde la infraestructura a la integración de hardware y software, así como el rediseño de espacio y el acompañamiento a las personas para la adopción de los nuevos hábitos digitales.

(*) Marcelo Szabo: Product Manager Visual Communications - Emerging Technologies de Ricoh Latin America


Comentarios

Comparte tu opinión con los lectores