Dentro de las prácticas recomendadas por el PMI a través del PMBOK se encuentra la gestión de riesgos. Esta práctica tiene que ver con las acciones preventivas que el administrador de proyectos puede realizar para mantener el proyecto control. Su importancia radica en poder visualizar aquellos eventos que no están planeados dentro de nuestro proyecto para evitar que sucedan, o en caso de las oportunidades hacer que sucedan y aprovechar los beneficios.

Esto en el papel suena bien, y cuando la práctica se lleva a cabo de forma consistente, se obtienen resultados que difícilmente se hubieran obtenido sin haberlo realizado. Sin embargo no siempre se gestionan los riesgos, y cuando el gerente lo hace no es lo suficientemente efectivo, ya que el proceso no se ejecuta de forma correcta desde el principio.

La identificación de problemas tiende a ser superficial y muchas veces sobre cosas que ya están sucediendo. Por ejemplo, cuando una tarea retrasa el proyecto, o no tengo algún recurso que requiero, para completar alguna actividad. Esta situación nos obliga a tomar medidas principalmente correctivas, como conseguir otro material e invertir más tiempo en alguna tarea.

Roberto Cabello Murguía es instructor de IT Institute y consulting manager de ItEra. Recibido de Ingeniero Mecánico Electricista con Maestría en Administración de Empresas, certificado en COBIT, PM e ITIL, es el responsable de la definición del diseño de procesos de gestión implementado en las organizaciones de Latinoamérica. Cuenta con 10 años de experiencia como PM en proyectos de IT, Telecomunicaciones y Logística.

Para identificar los riesgos de forma adecuada se necesitan algunos elementos que nos ayudarán a ser más efectivos en esta tarea. Primero el WBS, ya que por cada paquete de trabajo hay eventos que nos pueden afectar para bien o para mal, por lo que si un colaborador del equipo proporciona una estimación de tiempo o de costo para un paquete de trabajo, ese es el momento para preguntarle qué puede salir bien o mal, con eso aseguramos que se quita el “colchón” de la estimación, además que de inmediato se pueden tomar acciones para prevenir dichos eventos justo durante la planeación.

Por otro lado se debe de contar con una lista previa de categorías de problemas, ya que el tenerlos agrupados nos ayuda al análisis de causa raíz que sería el siguiente elemento a tomar en cuenta.

En resumen, es importante contar con una buena práctica de identificación de riesgos ya que es la base para que el proceso de gestión se realice de forma adecuada. Teniendo una lista que se apegue a la realidad, es el primer paso para prevenir problemas desde la propia planeación del proyecto.

Más información: www.it-institute.org, www.iteraprocess.com.