El ITBA digitalizará exámenes de alumnos

El Instituto Tecnológico de Buenos Aires (ITBA), contrató a Xerox para que le brinde DocuShare, una solución de digitalización de documentos escritos a mano, como exámenes de alumnos y memorandos de reuniones de dirección. Permite visualizar cada archivo, clasificarlo de acuerdo a diversos parámetros y extraer informes estadísticos.

Xerox digitalizó los exámenes desde 2007 hasta la actualidad.

Asimismo, una vez que los títulos están listos para ser guardados, son enviados a un laboratorio de Xerox instalado dentro de la institución educativa. Allí se digitalizan a través de un proceso de escaneo que mejora automáticamente la calidad de la imagen e indexa la información de acuerdo a determinados parámetros como fecha, código de materia, nombre y apellido de los alumnos, código de matrícula, de la carrera, y calificación. Luego, se encripta mediante un código de certificación llamado MD5 que permite corroborar la autenticidad.

Todos los documentos digitalizados cuentan con un sistema de back up en tres capas para garantizar la seguridad de la información. Los datos son almacenados primeramente en el servidor, luego en el back up permanente, y por último, en DVDs que se conservan fuera de las instalaciones de la Universidad.

Claudio De Siervi, especialista senior en Soluciones para Procesos de Negocios de Xerox, sostuvo que DocuShare es una solución sin precedentes en el ámbito académico. “A partir de ahora, los soportes impresos cobran vida y se transforman en una herramienta fundamental para la toma de decisiones”, agregó.

Informatización obligatoria

El ITBA, como todas las instituciones universitarias, debe cumplir con un requisito de la Comisión Nacional de Evaluación y Acreditación Universitaria (CONEAU) que exige la conservación de todos los exámenes escritos rendidos por los alumnos, sean parciales, finales o recuperatorios, durante tres años.

Para resolver este requerimiento, Xerox digitalizó los mismos desde 2007 hasta la actualidad. Los archivos se almacenan en un servidor de la compañía al que se puede acceder remotamente. El personal administrativo autorizado puede ingresar con un usuario y una contraseña y visualizar cada examen por separado o seleccionar por campos como fecha, alumno, materia, entre otros. El sistema permite a su vez extraer estadísticas y elaborar reportes, lo cual hasta el momento era imposible con los archivos almacenados en papel.

Rodrigo Fernández, secretario administrativo del ITBA, señaló que los documentos pasaron de ser un soporte de información casi obsoleto y voluminoso a una herramienta clave para la extracción de información y datos estadísticos relevantes para la toma de decisiones y para el perfeccionamiento del sistema de enseñanza.

Más información: www.itba.edu.ar.