Herramienta ayuda a frenar la impresión indiscriminada de documentos

Lexmark dio a conocer PolicyPrint, una sofisticada herramienta de software que garantiza con absoluta eficacia la eliminación del desperdicio y la reducción de costos en la impresión de documentos.

Se trata de la más importante funcionalidad incorporada en la última actualización del software de auditoría de impresión Pharos BluePrint.

Con PolicyPrint las compañías podrán definir y aplicar políticas de impresión específicas que limiten y regulen la actividad de impresión de cada empleado en aspectos tales como uso del color, la cantidad de páginas impresas y la naturaleza del documento a imprimir.

Una de sus características es la capacidad del software de informar a los empelados mediante avisos o alertas que indican el costo de sus trabajos de impresión y sugiere mejores prácticas tales como imprimir por ambos lados o descartar el uso del color cuando se trata de un documento borrador. Así, cada vez que un empleado envía una orden de trabajo a la impresora, PolicyPrint actuará de inmediato para cuantificar su costo y comprobar si los parámetros seleccionados le son permitidos.

Esto permite reducir el gasto total de impresión, que según cálculos de Lexmark, adciende a U$750 per-cápita al año.

Hasta el más mínimo detalle

PolicyPrint es muy simple y no requiere ningún tipo de cambio a nivel de hardware. Consiste en un agente invisible el cual se instala en cada computadora con la función de registrar y evaluar el comportamiento de impresión de cada empleado a partir de normas de impresión predefinidas a criterio de la gerencia, para un perfil de usuario determinado.

De esta forma, se pueden establecer reglas. Por ejemplo, si los empleados pertenecen al área de manufactura o de recursos humanos, podrían tener restricciones para imprimir en color o para usar impresoras locales; mientras que los de marketing podrían utilizar el color, pero sólo en sus impresoras locales; en tanto que los directivos tendrían autorización para utilizar ambos recursos.

El sistema permite bloquear cualquier tipo de trabajo que sea incompatible con las reglas de impresión de la compañía, e indica al empleado las modificaciones que deberá implementar para poder continuar con su impresión.
Asimismo, puede incorporar lineamientos más precisos como la utilización de color en presentaciones sólo cuando se trata de la versión final, o bien, desaprobar la opción de color cuando se utilice fuera del horario normal de oficina.

Más información: www.lexmark.com.