La fórmula perfecta: cómo imprimir menos y ahorrar más

Hay varias formas de sacarle provecho a las impresoras dentro de una compañía sin que sea necesario malgastar los recursos. Rodrigo Almarza, ejecutivo de Lexmark Chile, entrega algunos consejos prácticos.

La digitalización permite evitar el desperdicio de papel.

Lo primero, dice, es racionalizar y tratar de sacarle partido a los equipos con los que se cuenta. “Instale los dispositivos de impresión en lugares que permitan tener un volumen de impresión óptimo. Consolide las necesidades de impresión, digitalización, copia, fax en equipos Multifuncionales”, dice.

Además, recomienda asegurarse de que el dispositivo sea el apropiado según las necesidades o volúmenes de impresión de sus usuarios. Esta medida se aplica no sólo para reducir el número de equipos, sino también para aumentar la productividad de los usuarios. “En su elección considere equipos compatibles con el medio ambiente, que estén adscritos a estándares de ahorro de energía, que no utilicen gases que contribuyan al efecto invernadero, entre otros”, añade.

Otra de las medidas es tratar de implementar políticas y prácticas eficaces de impresión.

Almarza dice que lo ideal es fomentar una cultura de ahorro al momento de imprimir, con políticas de impresión y educación respecto de hábitos de ahorro de papel y consumibles.

“Elija impresoras que cuenten con tecnología de ahorro, tales como impresión dúplex o gestión de control para la impresión color. Defina las necesidades de impresión de cada perfil de usuario y establezca una jerarquía al interior de la empresa para administrar las políticas de impresión destinadas al ahorro”, añade el ejecutivo.

Ayuda externa

Otra buena medida es mejorar administración de los dispositivos. En este sentido es recomendable externalizar los servicios de continuidad operacional y aprovisionamiento de suministros a empresas que brinden Servicios de Impresión.

Esto permite optimizar la arquitectura de los equipos, garantizar su continuidad operacional a través de una adecuada provisión de suministros y, por sobre todo, obtener informes de consumo que permitan gestionar la impresión, generando iniciativas destinadas al ahorro.

Almarza dice que un punto importante es que las empresas sean capaces de transformar sus procesos de negocios. “Recuerde que la comunicación de un proceso de negocios con el mundo real se realiza a través de papeles que se imprimen o que se digitalizan. Por otro lado la circulación de un papel como parte de un proceso de negocios genera un promedio de dos copias. Tenga en cuenta estas simples premisas, de manera de identificar cuales de los procesos son susceptibles de ser automatizados”, sostiene.

Las Multifuncionales ofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos de gestión de documentos, aumentar la productividad, imprimir menos y ahorrar más.

Y como último consejo, claro, dice que lo importante es acercarse a los expertos. “Una asesoría profesional adecuada puede significar ahorros importantes en sus procesos de impresión (hasta un 40%). Y permite que las organizaciones dispongan de una amplia gama de garantías que incluyen tiempos de respuesta adaptables a sus necesidades específicas”, puntualiza.

Más información: www.lexmark.com.