Retención de datos en exceso es caro y perjudicial para las empresas

Symantec publicó los resultados de su Encuesta 2010 sobre Manejo de la Información que destaca que la mayoría de empresas no está siguiendo sus propios consejos en cuanto al manejo de la información.

87% de los encuestados cree en el valor de un plan formal de retención de la información, pero sólo 46% realmente tiene uno.

Los resultados de la encuesta también encontraron que muchas empresas guardan información por tiempo indefinido en lugar de implementar políticas que les permitan eliminar con confianza datos o registros no importantes y por lo tanto sufren de creciente almacenamiento, ventanas insostenibles de copias de respaldo, mayores riesgos de litigios y procesos de descubrimientos costosos e ineficientes.

Uno de los aspectos que dejó en evidencia la encuesta es que las empresas retienen demasiada información. 75% del almacenamiento de las copias de respaldo consta de retención infinita o de grupos de copias de seguridad de retención legal. Los encuestados también declararon que 25 por ciento de los datos que incluyen en copias de respaldo no son necesarios para el negocio o no deben guardarse en una copia de respaldo.

“La retención infinita produce residuos infinitos. Las empresas ven el valor de un plan sólido de manejo de la información, aunque todavía son muchas las organizaciones que siguen la práctica obsoleta de guardar todo para siempre”, dijo Brian Dye, vicepresidente de producto del Grupo de Administración de la Información, Symantec.

Malos usos

Además, las empresas utilizan inadecuadamente las prácticas de archivado, recuperación de archivos y copias de respaldo. 70% usa software de respaldo para implementar retenciones legales y 25% conserva todo su conjunto de copias de respaldo indefinidamente.

Casi la mitad de las empresas encuestadas utilizan incorrectamente su software de respaldos y recuperación de archivos. Junto con esto, mientras que el 51% impide a los empleados crear archivos propios en sus equipos locales y unidades compartidas, el 65% admite que los empleados habitualmente lo hacen de todas formas.

Las consecuencias de estos errores de manejo de la información son graves y de largo alcance: Los costos de almacenamiento están aumentando puesto que el exceso de retención ha creado un entorno donde ahora es 1.500 veces más costoso revisar los datos que almacenarlos, destacando la razón por la que políticas adecuadas de eliminación y funcionalidades de búsqueda eficaz son críticas para las organizaciones empresariales. Además, las ventanas de copias de respaldo están aumentando vertiginosamente mientras que los tiempos de recuperación se han vuelto excesivos.

Y por último, con la cantidad masiva de información almacenada en las cintas de respaldo de difícil acceso, eDiscovery se ha convertido en un ejercicio largo, ineficiente y costoso.

Más información: www.symantec.com/la.