Un número considerable de medianas empresas aún recurren a hojas de cálculo como medio para llevar a cabo sus operaciones de análisis, planeamiento y definición de presupuestos. Así, quedan “inundadas” con planillas que contienen datos poco confiables o desactualizados y que llevan a errores y al caos operativo.

En este contexto, tener un control efectivo y capacidad de tomar decisiones adecuadas y oportunas es casi imposible. Este problema podría resolverse gracias a las tecnologías de análisis y planeamiento disponibles, pero son pocas las empresas de este tamaño que cuentan con presupuesto para incorporarlas. ¿Qué hacer, entonces?

Como primera medida, abandonar las hojas de cálculo. Las fortalezas básicas de las compañías medianas son la agilidad (pueden aprovechar nuevos mercados gracias a su capacidad de moverse rápidamente) y el enfoque (comercializan un rango limitado de productos y servicios). En contraposición, necesitan identificar maneras de alcanzar un crecimiento rentable y sostenido, sino se arriesgan a padecer las consecuencias de un retraso visible ante sus competidores y a ser absorbidas por un pez más grande.

¿Cómo se logra? Mediante un acto de malabarismo en el cual los ejecutivos tienen varias esferas en el aire al mismo tiempo y, para evitar que caigan, necesitan visualizar una panorámica clara y consistente sobre su negocio, para dar prioridad a los problemas más relevantes y tomar decisiones diligentes e informadas para resolverlos proactivamente y a la mayor brevedad posible.

Emilio Mariño es vicepresidente senior de SAP América Latina y el Caribe. Es el líder de la línea de negocios Business Analytics y tiene bajo su responsabilidad el posicionamiento en la región de todos los productos de Business Objects y sus soluciones de inteligencia de negocios. También supervisa las ventas de Sybase en la región. Anteriormente, fue vicepresidente y director general para América Latina de JDEdwards World Solutions, compañía de PeopleSoft.

La información que se requiere para armar esa panorámica suele estar contenida en los sistemas empresariales, pero no es fácilmente accesible. Aquí es donde entran a jugar las hojas de cálculo que, como se insinuó, no cuentan con funcionalidades de verificación o balance durante el ingreso o actualización de los datos contenidos, así que dejan la puerta abierta para que se presenten errores con facilidad y se generen potenciales problemas de veracidad. Las decisiones, como consecuencia, quedan libradas al instinto.

Trayendo orden al caos

La inteligencia de negocios ayuda a convertir los datos contenidos en sistemas de finanzas, manufacturas y ventas en información útil y significativa y luego la distribuye entre aquellos que la requieren, en el momento mismo en que la necesitan, para que cada uno pueda tomar decisiones informadas y oportunas. Así, las empresas medianas pueden sacar provecho de su agilidad innata, ya que entienden de manera inmediata y continua los aspectos operativos que están funcionando adecuadamente y los que no y los efectos que tienen estas debilidades y fortalezas en el funcionamiento de la empresa, para establecer las prioridades de acción y reacción rápidamente.

Además, promueve un enfoque unificado a escala directiva, ya que ofrece a todos y cada uno de los ejecutivos de la compañía la misma versión de la realidad, con el fin de alcanzar una sincronía armónica entre la estrategia y las operaciones corporativas. Finalmente, es un factor habilitador del crecimiento rentable, gracias a las capacidades de análisis detallado de los negocios y a la provisión de una panorámica unificada sobre los planes corporativos. La toma de decisiones, así, se basa en hechos.

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