En la era de la colaboración inteligente cada vez hay más videoconferencias

La opinión de Marcelo Szabo, Product Manager Visual Communications - Emerging Technologies de Ricoh Latin America

El aumento de la productividad es una preocupación creciente entre las empresas de todo el mundo. Por ello, las organizaciones están buscando nuevas formas de eficientar los procesos y la colaboración del capital humano. No obstante, ayudar a los empleados a trabajar de manera eficiente es un tema, pero aumentar la calidad de su trabajo es otro.

Un objetivo clave para la optimización son “las reuniones”. Sin duda, las juntas mal planificadas conllevan a una pérdida de tiempo que es crucial para el buen funcionamiento de los equipos de trabajo. Además, esta barrera se amplifica a través de las llamadas remotas en las cuales es difícil aportar y dar seguimiento a las nuevas ideas.

La tecnología digital ya ha cambiado nuestra forma de trabajar y reinventado la oficina moderna. Implementar y colaborar desde múltiples ubicaciones resulta más fácil que nunca. Actualmente, las tecnologías como las pizarras interactivas están brindando una oportunidad de trabajo inteligente y colaborativo real en los lugares de trabajo.

Tener una conversación física cara a cara ha sido durante mucho tiempo el formato preferido para una reunión. Pero, no solo esto puede resultar irreal en el lugar de trabajo moderno, también está presente la brecha generacional. Una investigación de Ricoh encontró que el 77% de los Baby Boomers prefieren este tipo de juntas, en comparación con solo el 58% de la Generación Z. Por ello, las reuniones con pizarras o pantallas interactivas son la evolución natural de las juntas físicas cara a cara. La capacidad de crear, editar, finalizar y compartir documentos de forma segura mientras el equipo puede visualizarse y hablar con otros asistentes nos ha llevado a la era de la "reunión cara a cara 2.0". Avanzar en los proyectos de esta manera sin duda provocará un gran avance para los objetivos de productividad de los equipos.

La nueva era de la colaboración empresarial

Desarrollar ideas y compartir conocimiento es crucial para el crecimiento empresarial. Las llamadas telefónicas, correos electrónicos y herramientas de chat pueden unir mentes desde diferentes lugares. Sin embargo, todos estos métodos tienen dificultades. Todos conocemos la ineficiencia de una conferencia telefónica con demasiados participantes. Los botones de silenciamiento accidental y la mala señal pueden arruinar una reunión remota. Pero a medida que las empresas crecen, la comunicación grupal se vuelve esencial.

De manera similar, estos métodos no capturan las verdaderas fortalezas del intercambio de conocimiento cara a cara. Las nuevas tecnologías llenan este vacío. En este punto, RICOH ofrece soluciones y tecnología dentro del concepto de “Wokplace Collaboration” con una gestión unificada que abarca desde la infraestructura a la integración de hardware y software, así como el rediseño de espacio y el acompañamiento a las personas para la adopción de los nuevos hábitos digitales. La comunicación visual integrada es crucial para permitir la interacción a larga distancia. Es más fácil participar y seguir indicaciones visuales cuando estás en la pantalla para que todos lo vean.

¿Cómo funcionan estas herramientas?

La funcionalidad de una pizarra digital interactiva hace que las reuniones remotas cobren vida. ¿Pero cuáles son los beneficios más prácticos de contar con estas herramientas en el lugar de trabajo?

Las pantallas planas interactivas permiten al presentador compartir, debatir y anotar múltiples documentos en tiempo real. Los asistentes incluso pueden recibir los archivos actualizados antes de que termine la reunión, ya que el presentador puede enviar un correo electrónico directamente desde la pizarra. Los grupos de trabajo que interactúan con una pizarra también aseguran una audiencia cautiva para 'quedarse y experimentar' después de la reunión a través del dispositivo. De esta manera, el capital humano mejora sus habilidades para participar y liderar sesiones futuras aún más atractivas.

Las empresas fuertes se basan en las relaciones. Los líderes empresariales deben adoptar estilos de trabajo modernos, pero preservar el trabajo en equipo y un espíritu de colaboración. Esa no es una tarea pequeña por lo que la interacción cara a cara es esencial, pero agregando la tecnología disponible para colaborar en el nivel que lo exige esta era digital.

(*) Marcelo Szabo: Product Manager Visual Communications - Emerging Technologies de Ricoh Latin America


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