A un año del terremoto, las empresas resguardan información digital

Una de las grandes lecciones que dejó el terremoto ocurrido el 27 de febrero de 2010, es la urgente necesidad que tienen las empresas de proteger y resguardar su invaluable patrimonio digital.

Hoy contamos con seguros para prácticamente todo: contra incendios, robos, daños a terceros, de vida, de salud, entre muchos otros. Sin embargo, en distintos casos la información de las compañías no siempre se encuentra respaldada y se puede transformar en un problema adicional a los efectos que una catástrofe natural puede provocar.

Ignacio Escobar, gerente comercial de Dataconcept, dice que diariamente aumenta la cantidad de información que generan las empresas. Por esta razón, resulta imprescindible conocer las soluciones para resguardar este patrimonio digital.

“Los usuarios deben estar actualizados con los procedimientos que les permitan minimizar pérdidas ante posibles desastres como incendios, inundaciones, terremotos o hackeos. Durante el año que pasó, y producto del terremoto, fuimos testigos de un aumento en la preocupación por tomar resguardos desde el sector público y privado, sin diferencias”, dice.

El ejecutivo agrega que las empresas deben procurar que la información digital esté disponible, que permanezca segura y que no sea modificable en el tiempo. “Existen los archivos activos, aquellos que se utilizan con mayor frecuencia y, a su vez, aquellos registros inactivos, requeridos con menor periodicidad. Cuando sea necesario acceder a información guardada por mucho tiempo, debemos tener la confianza que esos datos no han sido alterados. Esto se logra utilizando un servidor de archivo seguro”.

Tomar conciencia
Existe un protocolo que las empresas, independiente de su tamaño, debieran usar para el almacenamiento electrónico. Se trata de la regla “3-2-1”, que se traduce en la necesidad de generar tres copias de un archivo, utilizando dos tecnologías diferentes, en donde una de ella debería ser de todas formas externa y no permanecer en las instalaciones de la empresa. El gran objetivo de este procedimiento es, justamente, estar preparados ante situaciones inesperadas, como una catástrofe natural. Si aplicamos esta regla, los efectos colaterales en términos de la información, desaparecen.

Se debe archivar, bajo protocolos propios, aquello que la compañía decida que debe ser guardado por un tiempo definido. Pueden ser documentos legales y contables, guías de despacho, facturas y boletas, o en el caso de la banca, información personal de los clientes.

“Por ejemplo, en el protocolo se puede establecer que los correos electrónicos se guardarán por cinco años, lo mismo con el contenido contable, contratos con clientes o trabajadores, por ejemplo. Esto, pensando en resguardar documentos valiosos y porque eventualmente los datos podrían ser requeridos por el Servicio de Impuestos Internos o se pueden necesitar a la hora de ejecutar un proceso de auditoría. Asimismo, en el área de la Salud, por ley las imágenes DICOM (Digital Imaging and Communication in Medicine) deben ser guardadas por 5 años y, en algunos casos, más de 10 años, asegurando que la información original no será modificada”, dice.

Más información: www.dataconcept.cl.