Por Luis Carsellé, gerente de Cuentas Corporativas para América Latina de Adobe Systems Incorporated

Con la evolución de la tecnología hemos observado grandes cambios en la forma de operar de los negocios y de algunos gobiernos, en la calidad del servicio que ofrecen empresas de todos los ramos y en la creciente necesidad de tener acceso a servicios "en línea" para poder realizar trámites personales; sin embargo, con todos estos avances, hoy dependemos más que nunca de grandes cantidades de papel, con sellos y firmas que le dan autenticidad y que, en ocasiones, estamos obligados a conservar por muchos años.

Entre la ola de "términos de moda" en cuestión de tecnología, encontramos un concepto que se ha prometido por años y que dista mucho de ser una realidad y es el de la "oficina sin papel" (paperless office; en inglés).

En los últimos meses se ha iniciado un proceso de acercamiento a este sueño, específicamente con la aceptación ya en diferentes países de la idea de tener documentos electrónicos con validez oficial, es decir, documentos que nacen de manera electrónica y que no tienen necesidad de ser impresos en ningún momento durante su existencia.

Por supuesto, el gran reto para estos documentos es el de garantizar su autenticidad, para lo cual se ha acuñado el concepto de "firma electrónica", que es una analogía digital de la firma autógrafa que todos conocemos. Esta firma electrónica se vale de mecanismos de cifrado de información (también llamado encripción) que garantizan la autenticidad del documento; de tal forma que se puede asegurar que el documento no ha sido alterado desde que fue firmado, además de identificar plenamente a la persona que firmó el documento.

En México, por ejemplo, ya existen dos implementaciones de la firma electrónica que están teniendo un gran auge, la primera es la "factura electrónica" que permite a las empresas generar facturas en formato electrónico con validez fiscal sin necesidad de que la factura sea impresa, la segunda implementación tiene que ver con la conservación digital de un documento impreso, es decir, la posibilidad de digitalizar un documento original, firmarlo digitalmente y poder destruir el original impreso habiendo transferido la "originalidad" al documento electrónico.

Sin embargo, aunque algunas empresas están explorando ya ambos conceptos, es una realidad que tendremos que convivir durante un periodo todavía incierto con documentos impresos y documentos electrónicos; tanto en la parte de generación de estos documentos como en la parte de la recepción de los mismos.

Adobe Systems Inc. lanzó hace más de diez años un formato que ha sido adoptado como estándar "de facto" para el intercambio de documentos electrónicos; denominado PDF, por sus siglas en inglés Portable Document Format (Formato de Documento Portable), un PDF puede ser visualizado en casi cualquier dispositivo electrónico utilizando Adobe Reader gratuito.

Este formato PDF es el complemento ideal para trabajar con documentos electrónicos firmados digitalmente, dado que puede proteger su contenido y evitar que sea modificado manteniendo todas sus propiedades independientemente del dispositivo que se use para visualizarlo.

Durante el proceso de adopción del formato PDF, muchas personas lo han posicionando como el estado final de la vida del documento; sin embargo, en la visión de Adobe el documento puede "continuar" su ciclo ya en formato PDF, siendo posible el agregar comentarios, insertar archivos anexos e incluso firmar digitalmente el documento.

El tener el documento en forma electrónica tiene muchas ventajas, por ejemplo, una orden de compra en forma electrónica puede tener catálogos que ayuden a la persona que está llenándola, reduciendo los errores típicos de la captura, agregando validaciones de la información; incluso se puede tener un documento "inteligente", capaz de mostrar y ocultar información de acuerdo como sea necesario.

Esta forma electrónica PDF podría contener un código de barras 2D (dos dimensiones) el cual es capaz de contener los datos que se están llenando dentro de la misma, es decir, si la persona que llena la forma necesita imprimirla para entregarla en alguna oficina, bastaría con que la oficina receptora tuviese un lector de códigos de barra 2D para recolectar los datos incluidos en la forma para evitar la necesidad de recapturarlos.

Otro de los valores que tiene el uso de documentos electrónicos está relacionado con la velocidad de procesamiento; lo anterior se logra mediante el aprovechamiento de características de los documentos que permiten extraer los datos del mismo documento para ser integrados a los sistemas contables de la empresa, evitando la necesidad de "re-capturar" la información.

El uso de documentos electrónicos está asociado con eficiencia, comenzando por el papel mismo que ya no es necesario, además de costos como la impresión, el manejo y distribución de los documentos, el armado de sobres, y puede significar grandes ahorros para las organizaciones que estén listas para operar de esta manera.

El año pasado, como parte de su plataforma de documentos inteligentes, Adobe lanzó al mercado la familia de productos denominada LiveCycle, la cual complementa las soluciones alrededor del formato PDF. Esta familia trabaja bajo una arquitectura Java (J2EE) y de acuerdo a su funcionalidad, integra las siguientes categorías:

• Generación de PDFs. Si bien es cierto que las diferentes versiones del Adobe Acrobat permiten la generación de archivos PDF desde casi cualquier aplicación en el escritorio, también es cierto que existe otra necesidad de producir estos PDFs de manera masiva y, típicamente, como parte de una transacción; para lo cual Adobe cuenta con diferentes servidores dedicados a la generación masiva de archivos PDFs, ya sea desde aplicaciones con el Acrobat Elements Server desde formatos como Microsoft Office (DOC, XLS, PPT) como formatos de imágenes como GIF, TIF, JPG, entre otros; o bien vía el Adobe Output Server desde un formato de datos como XML, CSV (archivos separados por coma), OVL, para hacer una mezcla con una plantilla electrónica para generar los archivos PDF.
• Control y Seguridad de PDFs. En definitiva, una de las principales características del formato PDF es el nivel de control y seguridad que permite el formato en si, y mediante el uso de servidores como el LiveCycle Document Security es posible firmar electrónicamente todos los PDFs que se están generando, por ejemplo, para un banco que produzca sus estados de cuenta, este producto puede asegurarse que todos ellos sean firmados con el certificado digital del banco para que el receptor pueda validar, usando el Adobe Reader gratuito, la autenticidad del estado de cuenta. O bien, mediante el LiveCycle Policy Server es posible tener control de la validez de un documento PDF durante toda la vida de éste, sin importar que el documento ya no se encuentre en la red del emisor.
• Administración de Procesos. Otra característica importante en el ciclo de vida de un PDF es la administración del proceso que un documento debe llevar, desde la autorización y revisión del mismo, hasta el control de tiempo, con la posibilidad de escalar un trámite si ha excedido el tiempo máximo definido para que sea resuelta una tarea; el LiveCycle Workflow Server permite realizar esta tarea.

Al ser aplicaciones J2EE, estos productos para servidor trabajan tanto en Windows como Unix (incluyendo Linux) usando algún servidor de aplicaciones como IBM Websphere o JBOSS, entre otros.

Factura Electrónica

Continuando con el ejemplo específico de México, la factura electrónica se basa en un archivo XML el cual se debe firmar usando el certificado digital emitido por el SAT (Servicio de Administración Tributaria); sin embargo, existen dos retos al manejar el archivo en XML, el primero tiene que ver con la visualización e impresión del mismo y el segundo está relacionado con la protección del archivo para evitar que sea modificado usando cualquier editor de textos.

Desde hace más de dos años Adobe incluyó dentro de la especificación pública de PDF el almacenamiento de los datos dentro de una forma electrónica PDF en formato XML.

Por lo anterior, es muy recomendable almacenar el XML Firmado dentro de una forma PDF para poder darle la presentación adecuada utilizando el Adobe Reader gratuito en cualquier plataforma, al mismo tiempo que se incrementa el nivel de seguridad al prevenir la modificación firmando el PDF con el mismo certificado usado para firmar el XML.

Un archivo PDF puede ser encriptado con una llave de 128 bits RC4, previniendo modificaciones al contenido, copiado de la información e incluso la impresión del mismo, adicionalmente puede ser firmado digitalmente usando un mecanismo de llave pública y privada RSA con llaves de 1024 ó 2048 bits, lo cual garantiza la integridad del documento y la autenticidad del emisor.

El mismo Reader es capaz de validar la firma, con lo cual se podría detectar cualquier alteración o problema con la validez del certificado desde el punto de inicio; posteriormente es posible extraer el XML Firmado del PDF para su procesamiento internamente en la infraestructura del receptor del documento.

Conclusión

El uso de PDF simplifica la emisión de documentos electrónicos, pero el mayor beneficio lo obtienen los receptores de estos documentos, dado que el Adobe Reader gratuito es suficiente para que puedan visualizar, validar y, si así lo desean, imprimir el documento; aunque existen también una serie se servicios documentales que pueden realizar estas tareas para grandes volúmenes dentro de la plataforma de documentos inteligentes de Adobe.

La implementación de una solución de documentos electrónicos es un proceso largo y que representa un cambio en la forma de hacer las cosas, sin embargo, esta implementación se puede hacer de manera gradual.

El principal reto está en la firma electrónica en si, en dos categorías diferentes, la primera, desde el punto de vista legal donde los diferentes niveles de gobierno sigan con el proceso de aceptación de la firma electrónica como instrumento legal y la definición de procedimientos para trámites electrónicos, así como la creación de figuras para la emisión y validación de formas.

La segunda categoría está relacionada con el acceso al público de certificados digitales; así como existe una credencial de elector que es aceptada como identificación oficial para todos los mexicanos, es necesario contar con una identificación "digital" oficial que pueda ser utilizada por cada persona para realizar trámites electrónicos.

En ambos casos, el gobierno de cada país juega un rol muy importante dando acceso a certificados a los ciudadanos, en la definición del marco legal y en la liberación de trámites electrónicos usando firma electrónica para ir creando conciencia sobre la realidad y los beneficios de este tipo de trámites.

Si bien, hay mucho camino por recorrer, es muy importante que las empresas inicien un proceso de adopción de documentos y formularios electrónicos para automatizar procesos internos y externos que permitan reducir el papel para trabajar más eficientemente. Es muy importante incursionar en la entrega de información a clientes y proveedores de manera electrónica e, idealmente, firmada de manera digital, aunque quizás por un tiempo sea necesario continuar con el proceso en papel. Iniciar con un proceso electrónico permite impulsar el cambio cultural reduciendo el rechazo al cambio, además de que la solución ya estaría lista para operar sin papel cuando la ley así lo permita en el ramo correspondiente.